壓縮檔案經常用到的工具是WinRAR，一般windows系統都會自帶這個軟體，如果電腦沒有安裝此軟體，需要下載安裝。要對某個資料夾下所有的檔案進行壓縮打包時，我們不需要開啟WinRAR的主程式視窗，而可以選定該資料夾圖示，單擊滑鼠右鍵，在彈出的選單中選"Add to Archive"命令，然後會彈出視窗，在"General"頁面中輸入壓縮後的檔名，預設副檔名為""。在Advanced中設定儲存路徑，其他的使用預設設定即可。單擊[確定]後螢幕上還會出現壓縮排度狀態條。如果要對某個資料夾下的一個或數個檔案進行壓縮打包，則進入該資料夾，按住[Ctrl]鍵的同時，選定檔案，隨後再進行以上操作。
在壓縮資料夾的時候，如果要在當前路徑建立同名壓縮檔案，方法則更簡單，在該資料夾上單擊滑鼠右鍵，在彈出的選單中選擇"Add to‘***'"，其中***為當前資料夾名稱。這樣操作，比開啟WinRAR壓縮視窗，然後再逐一地新增檔案要快捷得多了。
一個較大的檔案經壓縮後，產生了另一個較小容量的檔案。而這個較小容量的檔案，就是這些較大容量的（可能一個或一個以上的檔案）的壓縮檔案。而壓縮此檔案的過程稱為檔案壓縮。
網路上有兩種常見的壓縮格式：一種是Zip，另一種是EXE。其中Zip的壓縮檔案可以通過WinZip這套解壓縮工具進行解壓縮，而EXE則是屬於自解壓檔案，只要用滑鼠雙擊這類下載後的檔案圖示(若您的Windows98屬於Web風格，則只需按一下)，便可以自動解壓縮。因為EXE檔案內含解壓縮程式，因此會比Zip略大一些。若想充分考慮到檔案容量的大小，其實Zip是一個較佳的選擇。
